仕事場におけるGTDフローの実践（Toodledo、ティックラーファイル、In-Box）

本日は、会社でのタスクの処理の仕方をメモしておきます。

この処理フローも原則GTDすなわち「ストレスフリーの整理術」に準拠して行っています。
少なくとも私本人は、そのつもりです（笑）。

フロー自体は、本書を見ていただくとして、フローを実践する為に用いているツールについて、書いておきたいと思います。

ツールは、大きく分けると、４つあります。
１．iPhone
２．無印ロディア＋ペン
３．In-Box用とファイリング用の箱
４．ティックラーファイル

以下それぞれをもう少し詳しく。
１．iPhone
iPhoneには、もちろんToodledoのアプリが入れてあります。やるべきことは、先ずはここから確認します。新しいタスクも最終的には、ここに入ります。

２．無印ロディア＋ペン
メモは、切り離すことができるものなら何でもいいと思います。たまたま、無印良品でロディアのパクリ（すいません）みたいな製品があったので、まとめ買いして、家にストックしてあります。
ペンは、何でもいいと思います。思い入れのあるペンがいいという人もいれば、気軽に使えるペンがいいという人もいるので、好きのものを使えばいいのではないかと思います。
私は、こだわりすぎてしまうと、違うペンを使わなければいけなくなった時に、気分が悪くなるので、最初からあまりこだわらないようにしています。

３．In-Box用とファイリング用の箱
役割は後で述べますが、100円ショップで売っている、乳白色のプラスティックのケースの蓋と、本体をそれぞれIn-Box用とファイリング用に使っています。

４．ティックラーファイル
これは、１〜３１の番号を振ったフォルダーと１〜１２の番号を振ったフォルダーを作り、それぞれを日次フォルダー、月次フォルダーとします。日次フォルダーには、該当日に行うタスクを入れ、月次フォルダーにはまだ日にちが決まっていないが該当付に行わなければいけないタスクを入れます。
「ストレスフリーの整理術」でも述べられているように、ハンギング・タイプではなく、普通の紙バサミを使っています（しかも前に使っていたものの転用）。
使い方は、後にも述べているように、タスク以外の情報が載っていて、全てiPhoneに入れるのが面等な場合に限って、作業予定日の該当フォルダーに入れておきます。

これらをツールに私は、以下のように処理を行っています。
I.仕事が発生した場合、頭の中でタスクに分解できるものはタスク単位まで分解して、iPhoneもしくはメモ帳のどちらか先に手に届いたものに入れるか書きます。

II.自席に戻ったら直にメモをチェックして、タスクが書いてあればちぎってIn-Boxに入れます。

III.メールで来る仕事については、単純なタスクは直ぐiPhoneに入れ、プロジェクトレベルに該当するものは、先ずは印刷してクリアフォルダーに入れ、In-Boxに放り込みます。

IV.昼前後になると、In-Boxが溜まってくるので、一回「処理」をします。ここで、In-Boxにあったモノは。タスクならiPhoneに入るか、紙の状態のモノに分かれ、残りはファイリングが必要な書類となります。
そこで、ファイリングが必要な書類は、ファイリング用に移します。紙の状態のタスクは、処理しなければならない日のティックラーファイルに入れます。
私は、それぞれのタスクを入れるときに、例え紙一枚でもクリアフォルダーに入れてから、ティックラーファイルに入れています。
私が心がけているのは、紙のタスクもiPhoneに入れるようにして情報は一元化しています。多少ダブりが発生しますが、現時点では、ここは仕方がないかなと思っています。

V.同じ事を帰る前にもう一度行って、ファイリング用の書類をファイルし、ティックラーファイルを更新して家に帰ります。

こうすることで、日に２度は頭がクリアになるので、気持ちが軽くなります。
まだ、色々と改良の余地があると思いますが、定期的にここに書いたことを見直して、改良をしたいと思います。

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